Luci, freddo pungente e magari una spruzzata di neve, giornate corte, frenesia per le strade, strette di mano e abbracci. Ma non solo! Natale è anche lavoro, più del normale. Soprattutto per chi deve pianificare gli eventi, fittissimi in questo periodo dell’anno.
E’ il caso di chi si trova a organizzare un pranzo o una cena aziendale di Natale: come gestire l’ardua impresa, tenendo conto delle esigenze dell’azienda e, soprattutto, dei gusti dei colleghi? Vediamo come risolvere anche questa magagna!
Ok, ma perché festeggiare in azienda?
Al di là dell’impegno che richiede, peraltro in un periodo in cui sarai certamente oberato da un sovraccarico di scadenze, è un momento fondamentale per una sana vita aziendale. Rappresenta infatti un’occasione (probabilmente una delle poche, se non l’unica, durante l’anno) per distendere e consolidare i rapporti tra colleghi, come sappiamo assai sottoposti a stress in condizioni di ordinaria amministrazione. Complice l’alcool e le calorie a iosa, l’atmosfera favorirà le chiacchiere, le confidenze e la convinzione che sì, malgrado tutto, non siamo poi così male come sembriamo ogni giorno in ufficio – soprattutto prima della pausa caffè.
Convinti? Ma sì… cominciamo!
1. Pensaci per tempo
Il perfetto stratega di cene aziendali comincia con largo anticipo. Ricorda, ogni mattina un prenotatore di ristoranti si alza e sa che, per fissare la location preferita dal boss, dovrà alzare la cornetta più velocemente di te. Perciò… sei ancora qui? Corri!!!
Esiste un periodo ideale per farlo?
Probabilmente no, ma ti consigliamo di cominciare a muoverti al rientro dalle ferie, proprio quando, magari, inizi a cercare i fornitori di strenne con cui omaggiare i colleghi.
Se leggi adesso e non ti sei ancora mosso, significa che è tardi… Ma non farti prendere dal panico, puoi ancora rimediare e, intanto, appunta tutto ciò che ti serve di sapere per la prossima stagione (se non ti avranno licenziato prima, per aver portato il tuo staff a cenare in una bettola) e, soprattutto, segna a caratteri cubitali sull’agenda di settembre: dove andiamo a cena per Natale quest’anno?
Perché dovresti pensarci con tanto anticipo?
Perché in questo modo ti aggiudichi i prezzi migliori, hai il tempo di considerare gusti, voglie e intolleranze dei colleghi, e puoi pure permetterti il lusso di fare un sopralluogo al ristorante, per non lasciare davvero niente al caso.
2. Tu dimmi quando quando, caro collega
Più il Natale si avvicina, più bisogna somigliare a cecchini dei corpi speciali per incastrare gli eventi nella data migliore, ovvero quella che consente una maggiore partecipazione. Se non hai l’occhio del cecchino, ecco uno schema utile:
- Scegli una serie di date “papabili” e, con un’email collettiva, interpella tutti gli invitati specificando una cosa importantissima: che ti diano la propria preferenza entro una data esatta, pena il subire le scelte altrui senza possibilità di appello. Un consiglio: le sere di inizio settimana sono le più economiche e meno richieste, ai ristoranti. Valuta pro e contro, e magari l’idea di cenare un martedì sera.
- E’ impossibile trovare una data buona per tutti, ci sarà sempre qualcuno che ti metterà i bastoni tra le ruote. Assumi allora la sacrosanta legge per la quale la maggioranza decide. A Natale si è tutti più democratici, chi si dovrà piegare alle esigenze altrui capirà.
- Decisa la data, comunica a tutti via email, e ricordalo una volta al mese. E’ importante tenere viva l’attenzione, nella speranza di ottenere la più alta partecipazione possibile. Ogni “memento” è inoltre occasione per chiedere se ci sono esigenze particolari (allergie, intolleranze, simpatie…) così da poter già pensare a un ipotetico menù.
3. Quanto mi costa?
Informazione da sapere fin da subito, che è bene chiedere nella prima mail di “convocazione”: in quale fascia di prezzo vogliamo andare a parare?
Anche qui si decide per maggioranza, in mancanza di una direttiva “dall’alto”.
Una volta decisa la fascia di prezzo, meglio stare un poco più alto: metti da parte una piccola cifra per far fronte agli imprevisti e, soprattutto, per la caparra da dare al ristorante – te la chiederanno con molta moltissima probabilità.
E ricordati una cosa importante, per la quale la tua azienda ti erigerà certo una statua al prossimo bilancio: l’Agenzia delle Entrate considera queste cene una prestazione gratuita di servizi (somministrazione di alimenti e bevande) in ricorrenze religiose, per questo potrai dedurre dalle tasse il 75% del costo totale. Bel colpo! Metti da parte e vai avanti.
4. Dove andiamo?
Bella domanda, vero?
Se ci hai pensato per tempo, sarà tutto più facile. Ma anche in caso contrario non scoraggiarti e vediamo come conviene procedere.
Tanto per cominciare, seleziona una serie di strutture non troppo lontano dall’azienda e inizia a richiedere un preventivo a ognuna. Quando avrai fatto la prima scrematura sulla base dell’offerta, se puoi, fai un giro: visita i ristoranti e, mi raccomando, non fidarti troppo di quello che vedi e leggi online – sempre meglio toccare con mano.
Quando sei in loco, ricordati di chiedere se: hanno già decorazioni natalizie, c’è la possibilità di far festa e, in caso positivo, chi deve occuparsi della musica (soprattutto, chi pensa alla SIAE?!) e a tutto ciò che occorre.
Sulla base di tutte queste necessità hai finalmente individuato la location che fa per te, quindi: leggi attentamente la proposta, prima di firmare qualsiasi cosa ti sottopongano, e, se proprio non sei riuscito a trovare un locale a portata di mano, organizza un servizio di trasporto dall’azienda oppure fornisci informazioni dettagliate sul come raggiungerla (non vorrai mica mandare a sperdere qualche collega, per caso?).
5. Che si mangia?
Puoi tralasciare molte cose, ma non il menù. Sappi che tutti si ricorderanno esattamente che cosa e in quale quantità gli è stato servito nel piatto (e, nota bene, il dessert sarà ciò che più determinerà il buono o il cattivo ricordo della serata, per il semplice fatto che viene servito per ultimo!). Quindi, uomo avvisato…
Nel piatto
Il nostro consiglio è quello di non strafare. Meglio pochi elementi ma di qualità e soprattutto nelle giuste quantità; scegli piatti gustosi o prelibati, meglio se di stagione e preparati con ingredienti del territorio. Se a questo aggiungi un servizio discreto e attento e un’apparecchiatura sobria ma elegante, hai fatto bingo.
Mi raccomando: ricordati di intolleranze, allergie, esigenze speciali. Non vorrai mandare nessuno all’ospedale, vero? Né rifilare pietanze insipide o scialbe ai tuo colleghi e superiori, giusto?
Nel bicchiere
Le giuste bollicine e almeno due tipi di vini fermi, un bianco e un rosso, sono d’obbligo. L’alcool distende la serata e apre gli animi: ma attenzione a non eccedere! In vino veritas, e il tuo obiettivo è far uscire solo le “verità” più opportune, sei d’accordo?
Non dimenticarti degli astemi: fai preparare anche un aperitivo analcolico o poco alcolico. Apprezzerà anche chi, dopo, darà fondo alle botti.
6. Musica, maestro!
Ogni festa che si rispetti ha un intrattenimento degno, che sappia rivitalizzare gli ospiti nel momento strategico, ovvero prima che l’abbiocco post-prandiale non li stenda tutti sul tavolo.
La musica è un must, nonché la forma di intrattenimento più semplice da allestire. Ognuno potrà ballare, ascoltare, fischiettare, tamburellare le dita sul piatto a suo piacimento: farai contenti tutti. Puoi scegliere un DJ oppure un duo acustico e, se il locale lo consente e i tuoi colleghi sono tipi sufficientemente rock, assolda una band. Se non hai fondi a sufficienza, prepara in ufficio (meglio a casa, altrimenti vallo a spiegare al capo) una playlist su penna usb da inserire nell’impianto audio del ristorante (controlla che ce ne sia uno). Importante: qualora tu faccia suonare una band o un DJ, assicurati di avere la giusta copertura con la SIAE.
Se proprio vuoi aggiungere un intrattenimento speciale, hai mai pensato a un gioco?
Per evitare che si parli sempre e solo di lavoro, che si creino i soliti gruppetti o che si finisca tutti a scorrere la home di Facebook, organizzare una festa a tema o un gioco può essere la giusta soluzione. Sarà un prezioso momento di team building e, complice l’alcool, vi regalerà attimi memorabili, di quelli da ricordare per mesi davanti alla macchina del caffè, capaci di rafforzare i legami come non immagini. Nel caso tu scegliessi una festa a tema, non andarci peso con la stravaganza… e considera che non tutti hanno costumi o vestiario “insolito” nell’armadio. Quindi, scegli con accortezza il tema e non esagerare!
Qualche consiglio? I gettonatissimi quiz (evita domande da premio Nobel, tanto lo sappiamo che non sapresti rispondere nemmeno tu), una caccia al tesoro, una cena con delitto o una piccola rappresentazione teatrale. Oppure potresti andare alla ricerca di giochi che abbiano per tema un elemento dell’azienda, un prodotto o un’idea di cui spesso vi occupate.
Un altro obiettivo di queste iniziative è quello di stimolare i tuoi colleghi a scattare fotografie e a condividerle sui social network: un ottimo modo per fare gruppo anche dopo che l’evento sarà concluso, e per far vivere a lungo gli effetti benefici di questi momenti speciali.
7. Caro invitato ti scrivo
Proprio così, la convocazione “ufficiale” è d’obbligo, quindi è vivamente consigliato un invito da recapitare a tutti i partecipanti. Non è necessario essere dei grafici (se avete l’occasione di rivolgervi a un professionista sarebbe l’ideale), ma dovrai impegnarti a redigere una lettera in cui scriverai: data, ora e luogo dell’evento; tipo di abbigliamento indicato, se richiesto dal tema della serata o dal dress-code aziendale; un recapito a cui chiedere maggiori informazioni e, soprattutto, dare conferma della partecipazione.
Importante: occhio ai refusi e scegli uno stile ufficioso ma cordiale, semplice ed efficace, non eccedere nelle formalità. Si tratta dell’invito per condividere una piacevole serata, non un’ingiunzione di comparsa in tribunale.
8. Che mi metto?
Se sei una donna immagini sicuramente che cosa sto per dirti, se sei un uomo potresti non dedicargli la giusta attenzione e, in tal caso, ti invito a farlo. Una cena, un pranzo o un evento del genere, seppure tra colleghi che potrebbero anche definirsi amici, può scatenare il panico a casa davanti lo specchio: che cosa mi metto?
Il dubbio è lecito e comprensibile. Non è un’ingessatissima cena di lavoro né una festa di compleanno tra compagni di classe: va bene il tacco 12 o la ballerina? La gonna a tre quarti o quel tubino che chissà se mi entra ancora? A metà tra formale e informale, la cena aziendale di Natale può generare qualche insicurezza.
A parte l’intramontabile tubino nero, lei può osare con i colori natalizi, ma occhio al tono su tono e a quei monocromatici che vi farebbero sparire contro l’albero di Natale come un camaleonte su un ramo. Evitate le scollature vertiginose, i colori tristi da giornata di pioggia in ufficio, e quei dettagli kitsch che farebbero rabbrividire pure Platinette: tutto il resto è concesso, purché con un minimo di buongusto.
Per lui è più semplice, come al solito. Un abito, meglio senza cravatta, ed evitando colori bizzarri: niente camicie mimetiche o fluo, ma anche bianche, che si macchiano solo a sedersi al tavolo. Per favore, quei maglioni con i fiocchi di neve, gli abeti, le renne o Babbo Natale sulla slitta no, grazie.
9. Dis-cor-so, dis-cor-so!
Ebbene sì. Sarebbe davvero un bel gesto se il capo o chi per lui concedesse qualche parola di ringraziamento, nei confronti dei propri dipendenti e collaboratori. Nel caso in cui sia sempre tu, il malcapitato di turno che deve pensare a tutto, ricordalo al tuo superiore e, se proprio credi che non ci sia niente da fare, butta giù due righe. Online puoi trovare spunti: chiedi a Google, lui sa tutto (io non ti ho detto niente).
Mi raccomando, però. Discorsi brevi, e che sappiamo trattenere l’attenzione di chi ascolta. E, da che mondo è mondo, che finiscano con i calici alzati!
Se poi vuoi proprio strafare, ora è il momento in cui l’azienda sfodera il pezzo da novanta: il regalo aziendale. Tutti sognano un viaggio o un costosissimo marchingegno tecnologico di ultimissima generazione, ma tu fai finta di nulla… e rimedia con un semplice accessorio low cost che sia veramente utile, oppure con un pensiero sincero e di buon gusto, magari una leccornia o una bottiglia di buon vino. So che la tentazione di fare le cose in grande è sempre in agguato, ma se proprio devi… inserisci sul gadget il logo dell’azienda in modo discreto!
10. Fammi sapere
Concluso l’evento, a pochissimi giorni di distanza, invia un’email ai partecipanti chiedendo com’è andata. Domandagli se sono stati bene, se c’è qualcosa che avrebbero voluto fosse andato diversamente, scopri se hai fatto un buon lavoro e fai tesoro per l’anno successivo (sempre che, nel frattempo, tu non abbia declinato l’ingrato compito ad altri). Poche domande, a cui rispondere rapidamente: in questo modo raccoglierai un feedback utile e non annoierai chi vorrà rispondere.
Ecco, adesso sei pronto per la missione. Facci sapere nei commenti se sei riuscito nell’impresa e, se anche tu ti sei scontrato con questi problemi, come li hai risolti. E non dimenticare che a Torre a Cenaia siamo sempre pronti ad accogliere la tua azienda, mostrandoti prima i nostri locali e pianificando insieme ogni dettaglio per i tuoi eventi.
In bocca al lupo… e Buone Feste!
